Conciliação bancária: o que é e como fazer passo a passo

Conciliação bancária é comparar o extrato do banco com os lançamentos que a empresa registrou, linha por linha, para ver se tudo bate. O que está nos dois lados está certo. O que está só em um lado precisa de explicação.

Quem faz isso com frequência descobre cedo uma tarifa esquecida, um recebimento que não caiu ou um lançamento duplicado, antes que vire problema no fim do mês.

1. O que é conciliação bancária

É a conferência entre duas fontes:

• O extrato do banco: o que realmente entrou e saiu da conta;
• O seu controle financeiro: o que você registrou como pago e recebido.

Se as duas fontes não batem, existe um erro de um dos lados, ou uma operação que você ainda não registrou.

2. Por que ela importa

Sem conciliação, o seu saldo é uma estimativa. Com ela, é um número conferido.

Ela ajuda a:

• achar cobranças e tarifas que ninguém lançou;
• perceber que um cliente disse que pagou e o dinheiro não entrou;
• evitar lançamentos duplicados ou esquecidos;
• chegar ao fim do mês com o saldo confiável;
• diminuir o trabalho do contador.

3. O que você precisa para começar

• o extrato do período, baixado do banco, em PDF, planilha ou, de preferência, em arquivo OFX;
• os lançamentos do mesmo período, com a conta bancária indicada em cada um;
• o saldo inicial da conta no começo do período.

4. Como fazer a conciliação bancária passo a passo

Passo 1 — Baixe o extrato

Escolha um período curto, como a semana ou o mês, e baixe o extrato da conta.

Passo 2 — Compare linha por linha

Para cada linha do extrato, procure o lançamento correspondente, com o mesmo valor e uma data próxima.

Passo 3 — Marque o que bateu

O que está nos dois lados está conciliado. Marque e siga em frente.

Passo 4 — Trate o que sobrou

Sobram dois tipos de linha:

• No extrato, mas não nos lançamentos: tarifa, juros, um recebimento que você não registrou. Lance agora;
• Nos lançamentos, mas não no extrato: pagamento que ainda não foi compensado, ou lançamento errado. Confira a data e o valor.

Passo 5 — Confira o saldo final

Depois dos ajustes, o saldo do seu controle deve ser igual ao saldo do extrato na mesma data. Se não for, ainda existe diferença para achar.

5. Exemplo prático

Imagine que o seu extrato do mês tem estas linhas:

• recebimento de cliente: R$ 3.000;
• pagamento de fornecedor: R$ 1.200;
• tarifa de manutenção: R$ 45.

E os seus lançamentos têm o recebimento e o pagamento, mas não a tarifa.

A conciliação mostra que falta registrar R$ 45. É pouco, mas se isso se repete todo mês em várias contas, o saldo do seu controle fica cada vez mais longe do real.

6. Com que frequência conciliar

Quanto menor o período, mais fácil achar o erro. O ideal é toda semana. Se o volume é pequeno, no mínimo uma vez por mês, antes de fechar o mês e de falar com o contador.

7. Erros comuns na conciliação

• só conciliar no fim do ano;
• aceitar uma diferença pequena sem investigar;
• usar uma conta bancária para tudo, inclusive despesas pessoais;
• lançar o pagamento com a data da compra e não com a data em que o dinheiro saiu;
• não anotar a conta bancária em cada lançamento.

Para separar o que é pessoal do que é da empresa, veja como separar as finanças pessoais das da empresa.

8. Como o Caixa360 ajuda

No Caixa360, a conciliação bancária usa o extrato OFX que você baixa do banco e envia: ele é comparado com os seus lançamentos. O Caixa360 não se conecta sozinho ao banco. A conciliação está nos planos Controle e Gestão.

Conclusão

Conciliar o banco é conferir se o que você acha que tem é o que realmente tem. Feita com frequência, leva poucos minutos e evita surpresas.