Recurso · Importação em lote
Trocar de sistema sem redigitar nada
Muita gente adia a troca de sistema por um motivo só: parece que vai dar trabalho. Redigitar meses de lançamentos, perder o histórico, ficar sem controle no meio do caminho. Não precisa ser assim. Você exporta a planilha do sistema que usa hoje, envia do jeito que ela sai, e as contas a pagar, as contas a receber e o que já foi pago entram de uma vez.
Atualizado em
Como é a mudança, na prática
- Exporte do sistema que você usa hoje. Sistemas financeiros e ERPs costumam ter, em algum relatório, a opção de baixar em Excel ou CSV. Procure por lançamentos, contas a pagar ou contas a receber.
- Envie o arquivo do jeito que ele saiu. Não precisa arrumar colunas, apagar o título do relatório nem mudar o formato. É só arrastar para a tela.
- Mostre, uma vez, onde está cada informação. Qual coluna é a data, a descrição, o valor, a conta e a categoria. O Caixa360 guarda isso como um modelo.
- Confira e importe. Antes de gravar, você vê quantos lançamentos vão entrar e o que precisa de ajuste. Nas próximas planilhas do mesmo sistema, o formato é reconhecido e a importação vai direto.
O que costuma preocupar quem vai trocar
- “Vou ter que redigitar tudo?” Não. Os lançamentos entram em lote, direto da planilha que o seu sistema exporta.
- “Vou perder o meu histórico?” Não. O que já foi pago entra com a data de pagamento, e o que ainda vai vencer entra como previsto.
- “Meu sistema exporta num formato esquisito.” Título no topo, total no fim, colunas fora de ordem: tudo bem. O Caixa360 acha as colunas pelo nome e pula o que não é lançamento.
- “Lá as contas e categorias têm outros nomes.” Você diz uma vez que o Banco PJ de lá é a Conta Empresa daqui. A correspondência fica salva.
- “Cada sistema escreve de um jeito.” Receita e despesa, entrada e saída, C e D, transferência e aporte, pago, quitado ou liquidado — ou o sinal do valor. O Caixa360 entende.
- “E se der alguma coisa errada?” Nada é gravado sem você conferir. Se uma linha tiver problema, aparece o número dela na planilha e o motivo.
- “E se eu mandar o mesmo período duas vezes?” O Caixa360 reconhece o que já existe e não lança de novo.
Um jeito tranquilo de fazer a mudança
Você não precisa mudar tudo num dia só. Um caminho que funciona bem:
- Comece pelo que vence daqui para frente. Traga as contas a pagar e a receber que ainda estão em aberto. No mesmo dia, você já enxerga o que vence e quanto entra nas próximas semanas.
- Depois, traga os meses anteriores. Com calma, um período de cada vez. Se um mês for enviado de novo, o que já entrou não se repete. É o histórico que dá sentido aos relatórios e às comparações mês a mês.
- Se quiser, use os dois sistemas por um tempo. Compare os saldos e desligue o antigo quando se sentir seguro.
Travou em alguma coluna? Chame o atendimento no WhatsApp. Conte de qual sistema vem a planilha e em que passo parou.
O que levar em conta
- Até 5 MB e 5.000 linhas por arquivo. Planilha maior, divida em partes, por período.
- Transferências entre contas e aportes de sócio entram pela planilha. Use o tipo Transferência ou Aporte (ou a categoria que o seu sistema já usa) e, na transferência, informe a conta de destino.
- Reenviou a mesma planilha? O Caixa360 reconhece os lançamentos que já existem e não lança de novo. Se algum mudou, por exemplo foi pago, você escolhe atualizar.
- Arquivo recusado por erro não consome a cota de importações do mês.
Em quais planos
- Essencial
4 importações por mês
- Controle
16 importações por mês
- Gestão
Importações ilimitadas
No teste grátis de 7 dias você testa todas as funcionalidades, com 7 importações de planilha para o período todo: dá para trazer o histórico do sistema antigo antes de decidir.
Perguntas frequentes
Uso outro sistema financeiro hoje. Consigo trazer meus dados para o Caixa360?
Sim. Exporte do seu sistema o relatório de lançamentos, ou de contas a pagar e a receber, em Excel (.xlsx, .xls) ou CSV, e envie no Caixa360 do jeito que ele sai. Na primeira vez você indica qual coluna é a data, a descrição, o valor, a conta e a categoria. O Caixa360 guarda essa configuração como um modelo e, na próxima planilha do mesmo sistema, reconhece o formato e importa direto.
Preciso parar de usar o sistema antigo no dia da troca?
Não. Você pode começar trazendo só as contas em aberto e manter o sistema antigo por um tempo, para comparar os saldos. Se um período for enviado de novo, o Caixa360 reconhece os lançamentos que já existem e não lança duas vezes.
Consigo trazer o histórico dos meses anteriores?
Sim. O que já foi pago entra com a data de pagamento, e o que ainda vai vencer entra como previsto. Assim o fluxo de caixa, os relatórios e o orçado x realizado já começam com os meses que você viveu.
Quais informações são obrigatórias?
Data de vencimento, descrição, valor, tipo (receita, despesa, transferência ou aporte), conta e categoria. Se alguma delas não existir no arquivo, você define um valor único para a planilha inteira — por exemplo, todas são despesas ou todas vão para a conta X. São opcionais: situação, data de pagamento, cliente ou fornecedor, observações, juros, multa, desconto, tarifa e a conta de destino das transferências.
E se a conta e a categoria tiverem nomes diferentes dos meus?
Você indica a correspondência uma vez e ela fica salva no modelo. Se no seu sistema a conta se chama Banco PJ e no Caixa360 ela é Conta Empresa, esse de-para é feito na primeira importação e não se repete nas próximas.
O Caixa360 entende o jeito que cada sistema escreve as coisas?
Sim. No tipo, vale Receita/Despesa, Entrada/Saída, C/D e A pagar/A receber — ou o próprio sinal do valor, quando o negativo é despesa. Também valem Transferência, Aporte (de sócio) e Investimento. Na situação, valem pago, recebido, quitado, liquidado, previsto, em aberto e as variações mais comuns.
Minha planilha tem título no topo e linha de total no fim. Atrapalha?
Não. As linhas que não são lançamento — cabeçalho de relatório, subtotal, total geral e linha de saldo — são puladas sozinhas, e o resumo mostra quantas foram ignoradas antes de você confirmar.
E se alguma linha estiver errada?
O Caixa360 mostra o número da linha da planilha e o motivo (data inválida, valor inválido, nome de conta ou categoria não encontrado) antes de gravar qualquer coisa. Você corrige no arquivo ou na correspondência de nomes e envia de novo.
E se eu travar em alguma etapa?
Chame o atendimento pelo WhatsApp, no botão verde do site. Conte de qual sistema vem a planilha e em que passo parou.
Quantas importações posso fazer por mês?
Quatro no plano Essencial, dezesseis no Controle e sem limite no Gestão. Cada arquivo enviado conta como uma importação; arquivo recusado por erro não consome a cota do mês.
Existe limite de tamanho?
Cada arquivo pode ter até 5 MB e 5.000 linhas. Se a sua planilha for maior, divida em partes — por período, por exemplo.
E se eu importar a mesma planilha duas vezes?
O Caixa360 reconhece os lançamentos que já existem — mesma data, tipo, conta, valor e descrição — e não lança de novo. Se algum mudou desde o primeiro envio, por exemplo foi pago, você escolhe atualizar a situação, a data de pagamento, a categoria, o cliente ou fornecedor, as observações e os juros, multa, desconto ou tarifa. Um lançamento pago nunca volta para previsto, e coluna vazia não apaga nada. Se todos os lançamentos da planilha já existirem e você não pedir para atualizar, nada é gravado e o envio não conta na cota do mês.
Dá para importar os clientes e fornecedores também?
Dá. Em Importações, escolha Cadastros e envie a planilha de clientes e fornecedores do jeito que ela sai do seu sistema, indicando qual coluna é qual. Cada envio conta como 1 importação de planilha do mês.
Dá para importar transferências entre contas e aportes de sócio?
Sim. Use o tipo Transferência ou Aporte. A transferência pode vir numa linha só, com a coluna da conta de destino, ou em duas linhas, com a saída numa conta e a entrada na outra, no mesmo dia e com o mesmo valor. Se o seu sistema marca isso pela categoria, como Transferência entre contas ou Aporte, o Caixa360 já sugere a correspondência. Transferências e aportes mexem no saldo das contas, mas não entram como receita nem despesa.
Outros recursos
- LançamentosReceitas, despesas e transferências, com a categoria sugerida na hora.
- Lançamento por documentoEnvie a nota, o cupom ou o boleto e o lançamento vem preenchido.
- Conciliação bancáriaO extrato do banco conferido com os seus lançamentos, com 1 clique.
- ContasBanco e caixa com saldo atual e saldo projetado.
Traga o que você já tem e siga de onde parou
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